РАСПОРЯЖЕНИЕ МЭРА ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ от 25.10.2007 № 7117-1/р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ ЦЕНТРАЛЬНОГО РАЙОНА (ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ)"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
МЭР ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 25 октября 2007 г. № 7117-1/р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ЦЕНТРАЛЬНОГО РАЙОНА (ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО
ОРГАНА МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ)
Для организации работы бюро документооборота администрации Центрального района (территориального органа мэрии городского округа Тольятти), на основании Распоряжения мэра городского округа Тольятти от 08.06.2006 № 167-1/р "Об утверждении организационной схемы функционального подчинения и состава органов мэрии городского округа Тольятти", руководствуясь Уставом городского округа Тольятти,
1. Утвердить прилагаемое Положение о бюро документооборота администрации Центрального района (территориального органа мэрии городского округа Тольятти).
2. Заведующему бюро документооборота Козленковой Е.Н. обеспечить работу бюро в соответствии с утвержденным Положением.
3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя мэра - главу администрации Центрального района Крымцева С.С.
И.о. первого заместителя мэра
В.В.ИВАНОВ
Утверждено
Распоряжением
Мэра городского округа Тольятти
Самарской области
от 25 октября 2007 г. № 7117-1/р
ПОЛОЖЕНИЕ
О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ ЦЕНТРАЛЬНОГО РАЙОНА
(ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ)
1. Общие положения
1.1. Наименование органа (структурного подразделения) мэрии: бюро документооборота (далее по тексту - Бюро) администрации Центрального района (территориального органа мэрии городского округа Тольятти) (далее - администрация района).
1.2. Бюро образовано Распоряжением мэра городского округа Тольятти от 08.06.2006 № 167-1/р "Об утверждении организационной схемы функционального подчинения и состава органов мэрии городского округа Тольятти". Изменение структуры и упразднение Бюро осуществляются на основании распоряжения мэра городского округа Тольятти.
1.3. Бюро руководит заведующий Бюро, который непосредственно подчиняется заместителю мэра - главе администрации Центрального района.
1.4. Бюро осуществляет свою деятельность на основе Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти, в том числе Устава городского округа Тольятти, Положения об администрации района и настоящего Положения.
1.5. Штатное расписание и условия оплаты труда работников Бюро утверждаются мэром городского округа Тольятти. Настоящее Положение изменяется и дополняется в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав, ответственности, возложенных на Бюро.
1.6. Место нахождения Бюро: 445021, РФ, Самарская область, г. Тольятти, бульвар Ленина, д. 15.
2. Основные цели и задачи Бюро
Основными целями деятельности Бюро являются: организация и контроль работы по ведению документооборота и делопроизводства в администрации Центрального района, обеспечение соблюдения единого порядка работы с документами в администрации Центрального района.
Для достижения поставленных целей Бюро решает следующие задачи:
1. Организация работы с входящими в администрацию района документами.
2. Организация работы с исходящими из администрации района документами.
3. Контроль за прохождением документов в структурных подразделениях администрации района.
4. Организация машинописных и копировальных работ для структурных подразделений администрации района.
5. Формирование и передача дел в Управление по делам архивов мэрии.
3. Основные функции Бюро
3.1. Для решения задачи № 1 "Организация работы с входящими в администрацию района документами" Бюро выполняет следующие функции:
3.1.1. Осуществляет прием документов, факсов и телефонограмм от предприятий и организаций, органов (структурных подразделений) мэрии;
3.1.2. Проводит проверку правильности оформления документов в соответствии с существующими требованиями делопроизводства;
3.1.3. Регистрирует входящие документы;
3.1.4. Направляет документы руководителям структурных подразделений администрации района для рассмотрения и наложения резолюции;
3.1.5. Передает документы с резолюцией на исполнение в службу исполнителя;
3.1.6. Снимает исполненные документы с контроля;
3.1.7. Оформляет пакеты исполненных документов, входящих факсов и телефонограмм в архив.
3.2. Для решения задачи № 2 "Организация работы с исходящими из администрации района документами" Бюро выполняет следующие функции:
3.2.1. Осуществляет проверку пакета документов, предназначенного для отправки, на полноту и правильность оформления в соответствии с существующими требованиями по делопроизводству;
3.2.2. Регистрирует исходящие документы, подписанные заместителем мэра - главой администрации Центрального района, руководителями структурных подразделений администрации района;
3.2.3. Отправляет документы адресату;
3.2.4. Формирует архив исходящих из администрации документов.
3.3. Для решения задачи № 3 "Контроль за прохождением документов в структурных подразделениях администрации района" Бюро выполняет следующие функции:
3.3.1. Осуществляет контроль за выполнением структурными подразделениями администрации района правил работы с документами и сроками их исполнения в соответствии с существующими требованиями документооборота;
3.3.2. В соответствии с действующим законодательством устанавливает контрольные сроки исполнения документов, направленных в структурные подразделения администрации района;
3.3.3. Направляет напоминания исполнителям до истечения контрольного срока исполнения документов;
3.3.4. Систематически информирует заместителя мэра - главу администрации Центрального района по срокам исполнения документов в структурных подразделениях администрации района.
3.4. Для решения задачи № 4 "Организация машинописных и копировальных работ для структурных подразделений администрации района" Бюро выполняет следующие функции:
3.4.1. Осуществляет контроль правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями делопроизводства;
3.4.2. Возвращает исполнителю документы с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой;
3.4.3. Выполняет машинописные работы с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ для структурных подразделений администрации района.
3.5. Для решения задачи № 5 "Формирование и передача дел в Управление по делам архивов мэрии" Бюро выполняет следующие функции:
3.5.1. Организует работы по подготовке документов для передачи в архив администрации Центрального района, осуществляет прием и систематизацию дел в архиве администрации района;
3.5.2. Осуществляет методическую помощь структурным подразделениям администрации района в формировании, подготовке и сдаче документов в архив администрации района;
3.5.3. Осуществляет контроль правильности оформления и формирования структурными подразделениями администрации района дел, подлежащих сдаче в архив администрации района, Управление по делам архивов мэрии;
3.5.4. Выдает из архива администрации района в установленном порядке заверенные копии документов;
3.5.5. Подготавливает и передает документы администрации района, подлежащие длительному хранению, в Управление по делам архивов мэрии городского округа Тольятти в соответствии с существующими требованиями.
4. Права Бюро
4.1. Мероприятия по организации работы Бюро планируются и выполняются по заданиям заместителя мэра - главы администрации Центрального района в соответствии с установленными сроками. Планы мероприятий разрабатываются заведующим Бюро и утверждаются заместителем мэра - главой администрации Центрального района. Контроль за выполнением планов мероприятий Бюро осуществляет заместитель мэра - глава администрации Центрального района.
4.2. Бюро имеет право:
- контролировать выполнение структурными подразделениями администрации района установленных требований и правил работы с документами;
- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований и правил работы с документами;
- запрашивать в структурных подразделениях администрации района, органах (структурных подразделениях) мэрии и получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для выполнения задач и функций, определенных в настоящем Положении;
- выходить с предложениями к заместителю мэра - главе администрации Центрального района по вопросам своей компетенции;
- принимать решения или участвовать в их подготовке в пределах компетенции Бюро.
5. Структура Бюро
5.1. Работники Бюро назначаются на должность на условиях трудового договора и освобождаются от должности распоряжением мэра городского округа Тольятти по согласованию с заведующим Бюро, заместителем мэра - главой администрации Центрального района в соответствии с действующим законодательством.
5.2. Бюро в своей деятельности взаимодействует со всеми структурными подразделениями администрации района, органами (структурными подразделениями) мэрии городского округа Тольятти, Думой городского округа Тольятти, организациями и учреждениями Центрального района.
6. Руководство Бюро
6.1. Бюро возглавляет заведующий Бюро.
6.2. Заведующий Бюро назначается на должность на условиях трудового договора и освобождается от должности распоряжением мэра городского округа Тольятти по согласованию с заместителем мэра - главой администрации Центрального района в соответствии с действующим законодательством.
6.3. Положение о Бюро разрабатывается заведующим Бюро и утверждается распоряжением мэра городского округа Тольятти. Должностная инструкция заведующего Бюро утверждается мэром городского округа Тольятти, должностные инструкции сотрудников Бюро утверждаются заместителем мэра - главой администрации района.
6.4. Заведующий Бюро имеет право:
- в пределах своей компетенции издавать приказы по вопросам организации деятельности Бюро и давать указания и поручения, обязательные для исполнения всеми работниками Бюро;
- вносить заместителю мэра - главе администрации Центрального района предложения о поощрении либо применении дисциплинарных взысканий к работникам Бюро;
- запрашивать в установленном порядке и получать информацию и материалы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей;
- принимать решения или участвовать в их подготовке в пределах своей компетенции;
- требовать от работников Бюро выполнения их должностных обязанностей и письменного оформления отчета об их исполнении;
- выходить с предложением к руководству о создании условий для выполнения работниками Бюро их должностных обязанностей;
- участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности;
- повышать квалификацию и продвигаться по службе.
6.5. Заведующий Бюро обязан:
- соблюдать и исполнять требования Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов РФ и Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти;
- исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих руководителей в порядке подчиненности, отданные в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных;
- исполнять требования, отраженные в должностной инструкции заведующего Бюро;
- разрабатывать должностные инструкции на своих подчиненных;
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленного в мэрии городского округа Тольятти, порядок работы со служебной информацией;
- поддерживать необходимый для должности уровень квалификации;
- соблюдать нормы служебной этики.
6.6. В соответствии с Конституцией РФ, законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти, в том числе Уставом городского округа Тольятти, заведующий Бюро несет ответственность за:
- своевременное и качественное выполнение планов работ Бюро;
- состояние трудовой и профессиональной дисциплины среди подчиненных;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, изложенных в должностной инструкции заведующего Бюро.
Заведующий
бюро документооборота
Е.Н.КОЗЛЕНКОВА
Согласовано
Начальник
методического отдела мэрии
Е.А.ТУПИКОВА
Руководитель
Управления персонала
и муниципальной службы
С.И.ГОРШКОВ
Руководитель
Правового департамента
С.Н.ИСАЕВ
Заместитель мэра - глава
администрации Центрального района
С.С.КРЫМЦЕВ
