РАСПОРЯЖЕНИЕ МЭРА ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ от 11.02.2005 № 366-1/р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЕПАРТАМЕНТА ФИНАНСОВ МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
МЭР ГОРОДА ТОЛЬЯТТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 11 февраля 2005 г. № 366-1/р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЕПАРТАМЕНТА ФИНАНСОВ
МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ
Для организации дальнейшей работы бюро документооборота Департамента финансов мэрии г. Тольятти, на основании Постановления мэра г. Тольятти от 20.07.2001 № 2975-1/07-01 "О создании Департамента финансов мэрии г. Тольятти", руководствуясь Уставом г. Тольятти, считаю необходимым:
1. Утвердить Положение о бюро документооборота Департамента финансов мэрии г. Тольятти (приложение № 1).
2. Заведующему бюро документооборота Департамента финансов мэрии г. Тольятти Козловой Н.А. обеспечить работу бюро в соответствии с утвержденным Положением.
3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.
Мэр
Н.Д.УТКИН
Приложение № 1
к Распоряжению
мэра г. Тольятти
от 11 февраля 2005 г. № 366-1/р
ПОЛОЖЕНИЕ
О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЕПАРТАМЕНТА
ФИНАНСОВ МЭРИИ Г. ТОЛЬЯТТИ
1. Общие положения
1.1. Бюро документооборота Департамента финансов мэрии г. Тольятти (далее по тексту - бюро).
1.2. Бюро образовано Постановлением мэра г. Тольятти от 20.07.2001 № 2975-1/07-01 "О создании Департамента финансов мэрии г. Тольятти". Процедурные действия, связанные с изменением структуры и упразднением бюро, регламентируются Положением о мэрии г. Тольятти и Уставом г. Тольятти.
1.3. Бюро руководит заведующий бюро, который подчинен директору Департамента финансов. Директор Департамента курирует деятельности бюро.
1.4. Бюро осуществляет свою деятельность на основе Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области, правовых актов органов местного самоуправления, в том числе Устава г. Тольятти, Положения о мэрии г. Тольятти, Положения о Департаменте финансов и настоящего Положения.
1.5. Структура, штатное расписание и условия оплаты труда работников бюро утверждаются мэром города. Настоящее Положение изменяется в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав, ответственности, возложенных на бюро.
1.6. Место нахождения бюро: 445011, РФ, Самарская обл., г. Тольятти, пл. Свободы, 4.
2. Основные цели и задачи бюро
Основной целью деятельности бюро является:
Организация единой системы делопроизводства, а также единого порядка работы с документами в Департаменте финансов мэрии.
Для достижения поставленной цели бюро необходимо решение следующих задач:
1. Осуществление работы с входящими документами Департамента финансов.
2. Осуществление работы с исходящими документам Департамента финансов.
3. Осуществление работы с факсограммами департамента финансов.
4. Осуществление контроля за соблюдением структурными подразделениями Департамента финансов требований и правил делопроизводства.
5. Осуществление подписки и сортировки периодических изданий в Департаменте финансов.
3. Функции бюро
3.1. Для решения задачи 1 "Осуществление работы с входящими документами Департамента финансов" бюро выполняет следующие функции:
3.1.1. Осуществляет прием входящих документов от предприятий, организаций и структурных подразделений мэрии.
3.1.2. Проводит проверку правильности оформления входящих документов в соответствии с требованиями и правилами делопроизводства.
3.1.3. Регистрирует входящие документы.
3.1.4. Направляет зарегистрированные документы директору Департамента для наложения резолюции.
3.1.5. Документы с резолюцией директора Департамента передает исполнителям на исполнение. Фиксирует каждый акт передачи документа исполнителю и возвращения от него.
3.1.6. Ведет контроль сроков исполнения документов Департамента финансов.
3.1.7. Оформляет исполненные документы в архив.
3.2. Для решения задачи 2 "Осуществление работы с исходящими документами Департамента финансов" бюро выполняет следующие функции:
3.2.1. Осуществляет проверку документов, предназначенных для отправки из Департамента финансов на правильность оформления в соответствии с требованиями и правилами делопроизводства.
3.2.2. Регистрирует исходящие документы, подписанные директором Департамента.
3.2.3. Отправляет документы адресату.
3.2.4. Формирует архив исходящих документов.
3.3. Для решения задачи 3 "Осуществление работы с факсограммами Департамента финансов" бюро выполняет следующие функции:
3.3.1. Осуществляет прием факсограмм Департамента финансов.
3.3.2. Направляет факсограммы директору Департамента для наложения резолюции.
3.3.3. Передает факсограммы на исполнение структурным подразделениям Департамента финансов согласно резолюции директора Департамента.
3.4. Для решения задачи 4 "Осуществление контроля за соблюдением структурными подразделениями Департамента финансов требований и правил делопроизводства" бюро выполняет следующие функции:
3.4.1. Осуществляет контроль на всех этапах работы с документами.
3.4.2. Ставит на контроль все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
3.4.3. Направляет напоминания исполнителям за 3 дня до истечения контрольного срока.
3.5. Для решения задачи 5 "Осуществление подписки и сортировки периодических изданий в Департаменте финансов" бюро выполняет следующие функции:
3.5.1. Направляет структурным подразделениям Департамента финансов заявки на выписку периодических изданий.
3.5.2. Подготавливает единый реестр периодических изданий для Департамента финансов на утверждение директору Департамента.
3.5.3. Оформляет подписку периодических изданий для Департамента финансов.
3.5.4. При поступлении периодических изданий проводит сортировку согласно представленным заявкам от структурных подразделений Департамента финансов.
4. Права бюро
4.1. Ежеквартальные и ежемесячные планы работы бюро разрабатываются заведующим бюро, утверждаются директором Департамента финансов. Контроль за выполнением планов работ бюро осуществляет директор Департамента финансов.
4.2. Бюро имеет право:
4.2.1. Вносить директору Департамента предложения по вопросам, отнесенным к компетенции бюро.
4.2.2. Запрашивать и получать в установленном порядке информацию и материалы в структурных подразделениях Департамента финансов, необходимую для выполнения задач и функций, определенных Положением о бюро.
4.2.3. Принимать решения и участвовать в их разработке в пределах компетенции бюро.
5. Структура бюро
5.1. Сотрудники бюро назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением мэра города в соответствии с Трудовым кодексом РФ по представлению заведующего бюро и согласованию с директором Департамента на условиях трудового договора.
5.2. В своей работе бюро взаимодействует со всеми структурными подразделениями мэрии, районными администрациями, Тольяттинской городской Думой.
6. Руководство бюро
6.1. Бюро возглавляет заведующий бюро.
6.2. Заведующий бюро назначается на должность и освобождается от должности распоряжением мэра города Тольятти согласно Трудовому кодексу РФ по представлению директора Департамента на основании трудового договора.
6.3. Положение о бюро разрабатывается заведующим бюро и утверждается распоряжением мэра города. Должностные инструкции заведующего бюро и сотрудников бюро утверждаются мэром города.
6.4. Заведующий бюро имеет право:
- вносить директору Департамента предложения о поощрении либо применении дисциплинарных взысканий к работникам бюро;
- запрашивать и получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей;
- принимать решения или участвовать в их подготовке в пределах своей компетенции;
- требовать от сотрудников бюро выполнения их должностных обязанностей и письменного оформления отчета об их выполнении;
- выходить с предложениями к руководству о создании условий для выполнения сотрудниками бюро их должностных обязанностей;
- участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности;
- повышать квалификацию и продвигаться по службе.
6.5. Заведующий бюро обязан:
- соблюдать и исполнять требования Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов РФ и Самарской области, правовых актов, регулирующих правоотношения в сфере деятельности органов местного самоуправления;
- исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих руководителей в порядке подчиненности, отданных в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных;
- исполнять требования, отраженные в должностной инструкции, заведующего бюро, разрабатывать должностные инструкции на своих подчиненных;
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленного в исполнительных органах местного самоуправления, порядок работы со служебной информацией;
- поддерживать необходимый для должности уровень квалификации;
- соблюдать нормы служебной этики.
6.6. В соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и Самарской области, правовыми актами, регулирующими правоотношения в сфере деятельности органов местного самоуправления г. Тольятти, в том числе Уставом г. Тольятти, Положением о мэрии г. Тольятти, - заведующий бюро несет ответственность за:
- выполнение бюро задач и функций, предусмотренных настоящим Положением о бюро;
- своевременное и качественное выполнение планов работ бюро;
- подбор и расстановку кадров в бюро, состояние трудовой и профессиональной дисциплины среди подчиненных;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, изложенных в должностной инструкции заведующего бюро.
Заведующий бюро
документооборота Департамента
финансов мэрии г. Тольятти
Н.А.КОЗЛОВА
Согласовано
Директор Департамента
финансов мэрии г. Тольятти
В.В.КУШНАРЕВ
Начальник методического
отдела мэрии
Е.А.ТУПИКОВА
Начальник Управления персонала
и муниципальной службы
С.И.ГОРШКОВ
