Законодательство Самарской области Самарская область Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ от 08.05.1998 № 149-р "ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ" Официальная публикация в СМИ: публикаций не найдено Утратил силу в связи с изданием Распоряжения Губернатора Самарской области от 04.02.2005 № 32-р. ГУБЕРНАТОР САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 8 мая 1998 г. № 149-р ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ В целях установления единых требований к документированию деятельности и организации работы с документами: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации области. 2. Признать утратившими силу распоряжения: администрации области от 18.01.1993 № 23-р "Об организации контроля за исполнением распорядительных документов администрации области и вышестоящих органов"; Главы администрации области: от 30.12.1994 № 707-р "О порядке рассмотрения обращений депутатов"; от 12.01.1995 № 11-р "О порядке подготовки и представления документов, вносимых администрацией области на рассмотрение Губернской Думы"; от 02.12.1996 № 382-р "Об организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации". Губернатор Самарской области К.А.ТИТОВ Приложение к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации области (далее - Инструкция) определяет систему ведения делопроизводства и устанавливает порядок учета, подготовки, прохождения, размножения и рассылки служебных документов, контроля исполнения, оформления архивных документов, их хранения и использования. 1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации области (далее - подразделениях) возлагается на их руководителей. 1.3. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 1.4. При работе с документами, поступившими в Администрацию области, не разрешается вносить в них исправления и работать с ними вне служебных помещений. 1.5. С содержанием проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, поручений Губернатора области и его заместителей, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. 1.6. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается руководителю аппарата Администрации области. Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель аппарата Администрации области. 1.7. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется пресс-службой Губернатора области и другими уполномоченными на то лицами. 1.8. Сотрудники Администрации области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них документов. 1.9. Общий отдел с настоящей Инструкцией знакомит каждого сотрудника Администрации области под роспись. 1.10. Правила работы с документами, имеющими гриф "Секретно", регламентируются специальной инструкцией. 2. Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции 2.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции производится (в централизованном порядке) канцелярией общего отдела аппарата Администрации области (далее - канцелярией). В процессе первоначальной обработки проверяются правильность доставки и целостность поступающей корреспонденции. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю сотрудниками канцелярии, осуществляющими первичную обработку корреспонденции. Все конверты, бандероли, посылки вскрываются. Конверты, имеющие пометку "лично", не вскрываются и передаются консультанту соответствующей приемной без регистрации. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. 2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации: - материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения; - копии документов, в том числе переданные по факсу; - газеты, журналы, иные периодические издания; - поздравительные открытки и т.п. 2.3. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления. 2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением обязанностей между структурными подразделениями Администрации области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в канцелярию. 2.5. Письма и телеграммы граждан, а также корреспонденция, связанная с перепиской граждан, пересылается в отдел по работе с обращениями граждан. 2.6. Иная корреспонденция направляется непосредственно руководителям департаментов или управлений в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения. 2.7. Зарегистрированные экземпляры постановлений и распоряжений Губернатора области остаются в протокольной части общего отдела. 2.8. Копии постановлений и распоряжений Губернатора области по одному экземпляру передаются в контрольную инспекцию для осуществления контроля. 2.9. Копии постановлений и распоряжений, заверенные печатью протокольной части общего отдела, направляются в соответствии с указателем рассылки. 2.10. Регистрация поступивших документов производится в канцелярии. В нижней правой части документа печатается регистрационный штамп установленного образца, указывается регистрационный номер, дата поступления документа. При регистрации поступившего документа в компьютер или регистрационную картотеку вводятся следующие данные: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения к нему. В дальнейшем в компьютере или в учетной карточке отмечаются все сведения, относящиеся к прохождению документа (исполнитель, резолюции руководства, дата прохождения документа) (приложение № 1). Учетная карточка печатается в 2-х экземплярах, один из которых остается в канцелярии, а другой передается вместе с документом по назначению. Данные о зарегистрированных документах хранятся в канцелярии 5 лет. 2.11. Зарегистрированные документы с учетной карточкой передаются в подразделения. Передача документов в структурные подразделения Администрации области (писем, телеграмм, копий указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, нормативных документов палат Федерального Собрания Российской Федерации) осуществляется под роспись лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы с поручениями Губернатора области и его заместителей передаются в канцелярию, а затем адресатам незамедлительно. 3. Организация работы с документами в Администрации области 3.1. Все документы, в том числе рассмотренные Губернатором области и его заместителями, направляются для исполнения в подразделения только через канцелярию общего отдела. 3.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через общий отдел с согласия руководителя, поручившего рассмотреть документ. При этом производится переадресовка документа, а на оборотной стороне регистрационной карточки указывается фамилия руководителя подразделения, которому передается документ, и дата передачи. 3.3. Прием и учет поступивших в подразделение зарегистрированных общим отделом документов осуществляется службами подразделения. Документы, поступившие непосредственно в подразделения (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться в общий отдел на регистрацию либо регистрируются в подразделениях, которым предоставлено право самостоятельной регистрации. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, характеризующими степень срочности ее исполнения или доставки. 3.4. Руководители подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов. Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке и характере исполнения документа, подпись руководителя и дату. Рассмотрение документов руководителем подразделения производится в день их поступления. 3.5. Учет поступивших в Администрацию области копий федеральных законов, актов палат Федерального Собрания, указов и других актов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации ведется в журналах установленной формы. Ознакомление сотрудников подразделений с этими документами производится службами делопроизводства подразделений. 3.6. Поступившие в подразделение федеральные законы, указы и другие акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с поручением Губернатора области или его заместителей направляются на исполнение в день поступления. 3.7. При составлении и оформлении документов сотрудники подразделений должны руководствоваться следующими основными требованиями: Общие требования 3.7.1. Содержание документа должно быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание. На лицевой стороне последнего листа основного исходящего документа в левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, например: Иванов 32-10-58. Отправляемому из подразделения документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения и порядкового регистрационного номера документа (например: 10/546). Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Адресование 3.7.2. На отправляемых документах указывается реквизит "адресат". Документы адресуются организации, структурному подразделению, должностному или частному лицу. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. При направлении документа в организацию или ее структурные подразделения без указания должностного лица наименование пишут в именительном падеже, например: Министерство культуры Российской Федерации Управление делами При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например: Министерство образования Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту Иванову А.И. При направлении документа должностному лицу (руководителю организации) наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например: Генеральному директору АО "Самарахлебопродукт" Сидорову И.И. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности, например: Департамент по экономике Администрации области Начальнику отдела сводных прогнозов и программ социально-экономического развития области Петровой И.И. При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например: Главам местного самоуправления Самарской области Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами, например: Редакция журнала "Новый мир" 103306, ГСП, Москва, К-6 Малый Путинковский пер., 1/2 Каждая составная часть реквизита "адресат" должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк сохраняются. Перенос слов не рекомендуется. Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам: в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 443110, г. Самара, ул. Осипенко, 300, кв. 100 Иванову И.И. Удостоверение документа 3.7.3. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие: документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего правового акта. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Нормативный правовой акт необходимо составлять в тех случаях, когда требуются пояснения, например, необходимо оговорить срок введения нормативного правового акта или определить ответственных за его исполнение. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например: УТВЕРЖДАЮ Директор департамента по социальной политике ___________________________ (подпись, фамилия, инициалы) "____" ____________________ (дата) При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации. Если документ утверждается постановлением, распоряжением, то гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО (печатается прописными буквами без кавычек), согласованное в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, название вида решения, его дату и номер, например: (слово УТВЕРЖДЕНО должно быть посредине по отношению к дальнейшим слова) УТВЕРЖДЕНО постановлением Губернатора Самарской области от 21 октября 1997 года № 310 Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. При наличии двух грифов они располагаются в правом и левом верхних углах документа. Содержание и структура текста 3.7.4. Содержание и структура текста документа строятся в зависимости от его функционального назначения (вида). Общим требованием к тексту документа является лаконичность, ясность и точность его изложения. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации. Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь об этом ссылку в тексте. делится, как правило, на две части: в первой вводной (констатирующей) - излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй - содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения. Текст сложных по содержанию документов (положение, устав, инструкция и др.) делится на разделы, подразделы, статьи, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.1.1.2). Текст документов излагается, как правило, от третьего лица единственного числа либо от первого лица множественного числа. От первого лица единственного числа излагается текст: постановлений, распоряжений, приказов и т.п., а также документов, исходящих от конкретного лица (заявления, докладные записки и т.п.). В нормативных правовых актах коллегиальных органов используется форма изложения текста от третьего лица. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце предложения (без абзаца). Терминология должна соответствовать установленной законодательными и другими нормативными правовыми актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, а применение их в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, стандартами, в частности, допускаются общепринятые сокращения и аббревиатуры наименований высших и местных органов власти. Сокращения наименования должности допускаются только в тексте документа. В реквизитах "адрес" и "подпись" сокращения не допускаются. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в реквизите "подпись"). При перечислении фамилий в порядке алфавита в протоколах, выписках инициалы следует располагать после фамилий. Подпись документа 3.7.5. Проекты документов, отчеты о выполнении контрольных документов представляются на подпись соответствующими должностными лицами, исходя из их компетенции, полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился. Служебные документы подписывают: на бланке Губернатора области - Губернатор области или лицо, его замещающее; на бланке Администрации области - заместители Губернатора области; на бланках структурных подразделений - руководители структурных подразделений или лица, их замещающие. Бланки документов 3.7.6. Документы, направляемые в сторонние организации, а также постановления и распоряжения Губернатора области оформляются на бланках определенного образца, изготовленных типографским способом (приложения N№ 2, 3). Бланки заказываются и выдаются общим отделом под роспись в секретариат Губернатора области, приемные заместителей Губернатора области. Комитеты, департаменты, управления, отделы и другие структурные подразделения Администрации области получают бланки для подготовки документов - в приемных заместителей Губернатора области, которым они подведомственны. В Администрации области применяются следующие утвержденные бланки для писем: "Губернатор области"; "Администрация области"; структурных подразделений Администрации области (департаментов, комитетов, аппарата) (приложения N№ 4-6). Образцы бланков структурных подразделений Администрации области разрабатываются в структурных подразделениях и утверждаются их руководителями по согласованию с руководителем аппарата Администрации области. Право использования бланка департамента, комитета, управления их структурными подразделениями определяется руководителем департамента, управления, комитета при утверждении положений о структурных подразделениях и распределении обязанностей. Учет использования бланков ведется в секретариате Губернатора области, приемных заместителей Губернатора области. Использование ксерокопий чистых бланков Губернатора области и Администрации области запрещается. Бланки Губернатора Самарской области, Администрации области не применяются для внутренней переписки, приказов по подразделениям, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления. "Внутренней" считается переписка между структурными подразделениями Администрации области, а также между должностными лицами названных структур. Наименование вида документа 3.7.7. Наименование вида документа указывается на всех документах: постановление, распоряжение, протокол, справка, кроме служебных писем. Приложение к документу 3.7.8. При наличии приложений к документам информационного характера (письмам, справкам, актам и т.д.) под текстом основного документа (до реквизита "подпись") делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения (одного экземпляра) и количестве прилагаемых экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 4 экз. Если наименования приложений в тексте не указываются, их перечисляют в отметке о приложении, например: Приложения: 1. ______________ на 20 л. в 2 экз. (наименование) 2. ______________ на 10 л. в 1 экз. (наименование) Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 17.05.1994 № 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например: Приложение: брошюра в 2 экз. Приложения к нормативным правовым актам (постановлениям, распоряжениям) могут быть оформлены в виде таблиц, перечней, списков и т.п. Ссылка о наличии такого вида приложений дается в тексте документа, а не оформляется самостоятельным реквизитом. Например: "Выделить... согласно приложению № 1". На первой странице приложения в правом верхнем углу помещается отметка с указанием документа, к которому относится приложение. Например: Приложение № 1 к распоряжению Губернатора Самарской области от 05.11.1995 № 590-р Приложения нумеруются, если их несколько. При наличии приложения к письму на нем указывается: Приложение к письму от ______N____ Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. Дата документа 3.7.9. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является дата его подписания, утверждения или составления. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 01.11.1995. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 1 ноября 1996 года. 4. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора области Общие требования Постановление - нормативно-правовой акт, издаваемый Губернатором области для разрешения наиболее важных и принципиальных задач социально-экономического развития области. Распоряжение - нормативно-распорядительный акт, издаваемый Губернатором области по вопросам оперативного управления и имеющий, как правило, разовый или порученческий характер. 4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора области производится в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией. 4.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, их согласование с заинтересованными сторонами несут исполнители документов департаментов, комитетов, управлений, отделов, которые вносят эти документы. 4.3. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора области по личному составу готовятся отделом государственной службы и кадров аппарата Администрации области на основании соответствующих представлений. Основные требования к составлению и оформлению проектов постановлений и распоряжений Губернатора области 4.4. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора области печатаются на лазерном принтере на бланках установленной формы в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов. 4.5. Содержание проектов постановлений и распоряжений Губернатора области должно быть увязано с ранее изданными постановлениями и распоряжениями Губернатора области по рассматриваемым вопросам. 4.6. Текст проекта постановления Губернатора области, как правило, состоит из констатирующей части и постановляющей части. В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления, а также содержится ссылка на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается и не включаются положения нормативного характера. В проектах распоряжений Губернатора области констатирующая часть может отсутствовать. Преамбула в проектах постановлений Губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ". Постановляющая часть проекта постановления Губернатора области, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. 4.7. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора области в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением. 4.8. В проектах постановлений и распоряжений Губернатора области используются официальные, предусмотренные нормативными правовыми актами, наименования органов и организаций. 4.9. Постановления и распоряжения Губернатора области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание, фамилию исполнителя документа и номер служебного телефона, располагающийся на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, контрактов, договоров, соглашений 4.10. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора области подлежат согласованию, которое оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату согласования. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа или на отдельном листе согласования. 4.11. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту постановления (распоряжения) Губернатора области излагаются отдельно и прилагаются к проекту документа. 4.12. Если в процессе согласования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. 4.13. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора области визируются: исполнителем (полистно) и руководителем соответствующего структурного подразделения; заместителем Губернатора области, курирующим данный вопрос; должностным лицом, которому в документе (проекте постановления, распоряжения) предусматриваются задания или поручения; корректором (полистно); начальником правового управления (если оно носит нормативный характер, то полистно еще визирует начальник отдела правового управления); руководителем аппарата Администрации области. Приложения проектов постановлений и распоряжений визируются полистно исполнителем документа, корректором. Приложения, имеющие нормативный характер, полистно визируются также начальником отдела правового управления Администрации области. Контракты, договоры, соглашения визируются полистно начальником отдела правового управления Администрации области, заместителем Губернатора области и корректором. Время согласования документов каждым лицом и проверки правильности оформления в общем отделе не должно превышать 3-х дней, а постановлений Губернатора области - 5 дней. Если для подготовки заключения требуется больший срок, то он согласовывается с исполнителем документа. После истечения установленного срока исполнитель вправе передать документ с пояснительной запиской исполнителя на подпись Губернатору области без визы согласующей стороны. 4.14. Приложения к проекту постановлений и распоряжений Губернатора области подписываются руководителем соответствующего подразделения. 4.15. После окончания согласования и визирования документ поступает к консультанту заместителя Губернатора области, который вместе с работниками, готовившими проект документа, проверяет правильность оформления документа в соответствии с требованиями, вносит необходимые исправления или возвращает на доработку, откорректированный проект представляет на рассмотрение заместителю Губернатора области. 4.16. Для рассмотрения возникших в процессе согласования проекта разногласий руководитель подразделения, готовившего проект, совместно с лицом, сделавшим замечание, вырабатывает согласованный вариант текста. Замечания снимаются лицом, их сделавшим, кроме редакционных замечаний, на которых пометку "учтено" ставит консультант заместителя Губернатора области. Если согласие не достигнуто, то вопрос о разногласиях рассматривается заместителем Губернатора области, координирующим работу подразделения, готовившего проект, а в необходимых случаях выносится на рассмотрение заседания коллегии Администрации области. 4.17. Завизированный заместителем Губернатора области проект документа сдается консультантом заместителя Губернатора работнику общего отдела, ответственному за подготовку документов для проверки правильности оформления, для дальнейшего визирования руководителем аппарата Администрации области и подписания Губернатором области (распоряжение) или для включения в повестку дня коллегии Администрации области (постановление). 4.18. Документы, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены руководителям, внесшим проекты постановлений и распоряжений Губернатора области. 4.19. Подписанные Губернатором области постановления и распоряжения передаются в протокольную часть для их оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений Губернатора области. К порядковому номеру распоряжения Губернатора области добавляется (через дефис) буква "р". Копии постановлений и распоряжений Губернатора области направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа (приложение № 10). 5. Особенности подготовки совещаний и оформления протоколов и поручений Губернатора области 5.1. Организация проведения совещаний у Губернатора области и его заместителей возлагается на соответствующие секретариаты (приемные). Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколом в срок до 3 дней. 5.2. Ответственность за оформление протоколов возлагается на соответствующий секретариат (приемную). 5.3. Протокол совещания составляется совместно сотрудниками соответствующего секретариата (приемной) и сотрудниками подразделений, к сфере ведения которых относятся рассмотренные на совещании вопросы (приложение № 11). 5.4. Проект протокола визируется сотрудниками, его готовившими. 5.5. В протоколе указывается дата, время и место проведения совещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего. По каждому рассмотренному вопросу указывается, кто выступил, и содержание принятого решения, с определением ответственного за исполнение и срок выполнения. 5.6. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протоколов располагается под реквизитом "заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня". Разделы строятся по единой схеме: 1. Слушали - выступили - решили; 2. Слушали - выступили - решили; и т.д. Раздел "Выступили" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения. В разделах "Председатель" и "Секретарь" вводной части текста протоколов указываются инициалы и фамилии председателя и секретаря совещания. В разделе "Присутствовали" при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. В этом случае к протоколу прилагается список участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в порядке субординации должностей. В разделе "Слушали" указываются только фамилии докладчиков, а в разделе "Выступили" - фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня без текстов докладов и выступлений. В разделе "Решили" излагается текст принятых на совещании решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения. 5.7. Каждый раздел протокола, соответствующий рассматриваемому вопросу, нумеруется римской цифрой. Заголовки разделов подчеркиваются, под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании при рассмотрении каждого вопроса, излагаются принятые на совещании решения. 5.8. Протокол совещания подписывается председательствующим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте решения. 5.9. Протокол регистрируется в соответствующем секретариате, где ему присваивается номер, который состоит из инициалов (имени и фамилии) председательствующего на совещании, индекса подразделения, ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола, который присваивается секретариатом (приемной) в пределах календарного года (например: АР-4-П-5). К протоколу совещания прилагается указатель рассылки. 5.10. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола. 5.11. Копии протоколов совещаний у заместителей Губернатора области оформляются и готовятся к рассылке сотрудником подразделения, ответственного за подготовку совещания. При этом на первом листе каждой копии протокола (в правом верхнем углу) этот сотрудник должен указать наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола. Копии протокола (без воспроизведения подписи председательствующего) заверяются печатью, которая проставляется в общем отделе. 5.12. Для оформления отправки протокола его копии и указатель рассылки передаются в канцелярию общего отдела. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри Администрации, указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым они направляются. 5.13. После отправки копий протокола совещаний указатель рассылки с отметкой о дате отправки помещается в соответствующее дело. 5.14. Указания по исполнению документа фиксируют в форме поручения (резолюции), включающей фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись автора резолюции, ее расшифровку, дату. 5.15. Резолюция, как правило, оформляется на отдельном специальном бланке А6. Бланк резолюции скрепляется с документом и является его неотъемлемой частью. На бланке поручения Губернатора области или его заместителей делается пометка на лицевой стороне в правом верхнем углу или внизу после даты резолюции, к какому конкретно документу относится данная резолюция с указанием даты и номера документа, например: письмо от 14.11.1997 № 1-46/1991. Резолюция может быть оформлена и на самом документе. 5.16. Если документ направляется на исполнение в организацию, не входящую в структуру Администрации области, то в резолюции обязательно указывается наименование этой организации. 5.17. Если документ ставится на контроль, то на документе и резолюции ставится соответствующий штамп. 6. Особенности работы с законопроектами в Администрации области Общие требования 6.1. Разработка проектов законов Самарской области (далее именуются - законопроекты) осуществляется подразделениями Администрации области по поручению Губернатора области в соответствии с принимаемыми им программами и планами законопроектной деятельности. Ответственные за разработку законопроекта и своевременное его представление определяются в поручении Губернатора области. 6.2. Законопроекты и сопроводительные материалы, внесенные с нарушением требований к их составлению, оформлению и согласованию, незамедлительно возвращаются исполнителям. 6.3. Ответственность за качество и оформление вносимых на заседание коллегии Администрации области законопроектов и сопроводительных материалов, их согласование с заинтересованными должностными лицами и организациями несут руководители подразделений Администрации области, вносящих законопроекты. Основные требования к составлению и оформлению законопроектов 6.4. Текст законопроекта должен представлять собой нормативные предписания, изложенные в виде статей. Каждая статья начинается со слова "Статья" с соответствующим порядковым номером, например: "Статья 15". Статьи имеют единую нумерацию. В зависимости от содержания и объема законопроект может быть подразделен на разделы и главы, объединяющие несколько связанных между собой статей. 6.5. В статьи законопроекта, содержащие нормы, действие которых не ограничено сроком, не включаются нормы, имеющие временное значение. При необходимости в законопроекте предусматривается порядок вступления закона в силу. 6.6. При составлении текста законопроекта следует соблюдать логическую последовательность изложения, применять во всех возможных случаях простые предложения, использовать прямой порядок слов в предложении, использовать устойчивые, соответствующие нормам права и языка слова и словосочетания. 6.7. К законопроектам, его разделам и главам, а в некоторых случаях к статьям составляется заголовок, обозначающий предмет регулирования. Заголовок законопроекта располагается ниже наименования документа, например: Проект Закон Самарской области "О физической культуре и спорте" 6.8. Законопроект, внесенный на заседание коллегии Администрации области, должен быть завизирован руководителями, подготовившими (вносящими) законопроект, или лицами, их замещающими, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций. Законопроект оформляется как приложение к постановлению Губернатора области, где одним из пунктов должен быть "Одобрить прилагаемый проект Закона Самарской области (наименование) и направить его для рассмотрения в Самарскую Губернскую Думу". К законопроекту прилагается: пояснительная записка с социально-экономическим и правовым обоснованием необходимости принятия акта, предложениями о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного законодательного акта, финансово-экономическим обоснованием (в случае внесения проекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат). 7. Порядок внесения законопроектов в Самарскую Губернскую Думу 7.1. Для внесения Губернатором области законопроекта в Самарскую Губернскую Думу необходимо подготовить: проект решения Самарской Губернской Думы по данному проекту законодательного акта (приложение № 12); пояснительную записку к законопроекту с социально-экономическим и правовым обоснованием необходимости принятия акта, предложениями о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации данного законодательного акта, финансово-экономическим обоснованием (в случае внесения проекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат); сопроводительное письмо на имя Председателя Самарской Губернской Думы (приложение № 13), которое визируется (второй экземпляр) исполнителем, готовившим законопроект, правовым управлением, корректором и исполнителем, его подготовившим. Необходимым условием внесения проекта в Самарскую Губернскую Думу также является представление справки о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования, перечня законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие данного законопроекта. 7.2. После принятия Самарской Губернской Думой закон направляется Губернатору области для подписания и опубликования. 7.3. Губернатор области в течение 10 дней с момента поступления закона подписывает его или отклоняет. При отклонении закона в Самарскую Губернскую Думу готовится письменное обоснование Губернатора области, где предлагается новая редакция законопроекта либо изменение отдельных его разделов, глав, статей и их частей и пунктов. Законопроект, рассмотренный и принятый Самарской Губернской Думой повторно, подлежит подписанию Губернатором области и опубликованию в течение 7 дней. 8. Подготовка материалов к заседаниям коллегии Администрации области 8.1. Проекты постановлений для рассмотрения на коллегии Администрации области передаются работнику общего отдела, ответственному за подготовку документов, для включения в повестку дня заседания коллегии не позднее чем за 7 календарных дней до заседания. 8.2. К проекту постановления прилагаются следующие документы: - титульный лист, в котором указываются наименование вопроса, какой орган вносит проект на рассмотрение, докладчик, время рассмотрения вопроса, список приглашенных на рассмотрение и завизировавших проект, перечень поступивших замечаний; - лист согласования; - пояснительная записка, справки, расчеты и др. документы, требующиеся для рассмотрения данного вопроса; - список рассылки постановлений. Явку лиц, приглашенных на заседание коллегии по обсуждаемым вопросам, обеспечивают общий отдел и исполнители документа. 8.3. После заседания коллегии постановления дорабатываются работниками, готовившими проект, с учетом замечаний и поручений Губернатора области на основании стенограммы заседания коллегии в недельный срок (если Губернатором области не установлен другой срок) и с визой заместителя Губернатора области "на подпись" сдаются работнику общего отдела, ответственному за подготовку документов, на визирование руководителю аппарата и на подпись Губернатору области. 8.4. Документы, требующие решения Губернской Думы, направляются для рассмотрения в Самарскую Губернскую Думу с письмом-представлением Губернатора области. 9. Контроль исполнения документов и поручений 9.1. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование Губернатора и его заместителей. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документа. Контролю подлежит исполнение: - законов Российской Федерации; - указов и распоряжений Президента Российской Федерации; - постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; - актов палат Федерального Собрания; - постановлений и распоряжений Губернатора области и других документов, содержащих контрольные сроки исполнения и поручения. 9.2. Заместители Губернатора области, директора департаментов, председатели комитетов, начальники управлений и отделов организуют контроль по существу вопросов, относящихся к сферам их ведения и функциональным обязанностям, сроками и формой исполнения. Руководители департаментов, комитетов, управлений, отделов и иных структурных подразделений Администрации области обязаны не позднее трех дней рассматривать сообщения, опубликованные в средствах массовой информации, о нарушении подчиненными им должностными лицами своих должностных и функциональных обязанностей и в двухнедельный срок с момента опубликования указанных сообщений направляют копии материалов их рассмотрения в контрольную инспекцию Администрации области и в соответствующие средства массовой информации. Руководитель подразделения определяет из числа ответственных сотрудников исполнителя, обеспечивающего контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов или докладов и справок о ходе и результатах исполнения документов и поручений. Контрольное делопроизводство, оперативное внесение информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений обеспечивает консультант заместителя Губернатора области. 9.3. Поручения заместителей Губернатора области контролируют консультанты и структурные подразделения, подготовившие документы. 9.4. Контроль за сроками и формой исполнения осуществляет контрольная инспекция аппарата Администрации области. Контрольная инспекция обеспечивает подготовку материалов до истечения срока исполнения (предварительный) и после истечения срока (последующий) по регистрационным картам установленного образца (приложение № 14). Регистрационные карты систематизируются по исполнителям, срокам исполнения, группам документов. Данные регистрационных карт вводятся в компьютер. 9.5. При осуществлении своих функций контрольная инспекция взаимодействует с консультантами заместителей Губернатора области, а именно: запрашивает и получает необходимые материалы о ходе выполнения документов; вносит предложения руководителям подразделений по упорядочению контроля исполнения, состоянии исполнительской дисциплины; проводит контроль фактического исполнения документов, достоверность оформления отчетов об исполнении. 9.6. В случае контроля документа несколькими департаментами, комитетами координация работы по исполнению осуществляется департаментом, комитетом или ответственным лицом, указанным в документе или резолюции первым. Необходимость размножения документа и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. 9.7. Исполнение поручений с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и т.д. контролируется соответствующими подразделениями. Данные поручения также берутся на учет и контроль контрольной инспекцией. 9.8. Информация о ходе исполнения документов готовится контрольной инспекцией и направляется заместителю Губернатора области, руководителю аппарата к 5-му числу каждого месяца (по состоянию на 1-е число). Предварительная информация (в порядке предупредительного контроля) направляется заместителю Губернатора области до 20-го числа каждого месяца. 9.9. Поручения с конкретной датой исполнения исполняются в указанные в них сроки. Если в тексте документа или резолюции срок исполнения не указан, срок не должен превышать 1-го месяца. Более длительный срок исполнения может быть установлен для категории сложных документов (мероприятий, программ, прогнозов и т.д.), требующих сбора информации, расчетов, анализа. Срок исполнения устанавливается Губернатором области. 9.10. Срок исполнения документа может быть продлен Губернатором области. Просьба об изменении срока исполнения направляется Губернатору области в письменном виде, с изложением мотива продления, не позже чем за 5 дней до истечения срока исполнения. 9.11. Представление на имя Губернатора области о снятии с контроля исполненного по контрольным срокам документа оформляется ответственным за исполнение должностным лицом, подписывается заместителем Губернатора области. 9.12. Документы вышестоящих органов снимаются с контроля после принятия по данным в них поручениям соответствующего распорядительного документа Губернатора области или материалов по существу вопроса с резолюцией Губернатора области. Снятие этих документов с контроля не предполагает прекращения их действия и работы с ними ответственных служб. 9.13. Представленные на снятие с контроля постановления и распоряжения Губернатора области снимаются с контроля Губернатором области. 10. Машинописные и копировально-множительные работы Машинописные работы 10.1. В Администрации области печатаются только материалы служебного характера. 10.2. Печатание документов осуществляется в общем отделе, а также в других подразделениях, где, как правило, печатаются проекты поручений Губернатора области, его заместителей, служебные письма, заявки, документы внутреннего характера. 10.3. В первую очередь печатаются проекты постановлений и распоряжений Губернатора области, материалы к совещанию у Губернатора области и его заместителей. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется руководителями подразделений или заместителем руководителя аппарата Администрации области. 10.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. 10.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документы, подготавливаемые в Администрации области и структурных подразделениях, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Ami-Pro версии 3.1. или Word for Windows версии 6.0 и выше шрифтом Times New Roman Cyr размером № 14 через 1,5 и 2 интервала. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 2,5 см; правое - 2,5 см; верхнее - не менее 2,5 см; нижнее - не менее 2 см. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруется. Документы, направляемые в федеральные органы власти, Аппарат Президента Российской Федерации, печатаются, как правило, через 1,5 интервала. На готовых документах проставляются инициалы машинистки и номер файла на лицевой стороне последнего листа. Копировально-множительные работы 10.6. Выполнение копировально-множительных работ в Администрации области производится централизованно в финансово-хозяйственном департаменте Администрации области, а также на отдельных копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях. 10.7. Разрешается копирование только документов и материалов служебного характера. 10.8. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, подписанный ответственным сотрудником подразделения, а при изготовлении более 1000 листов копий - его руководителем. Учет выполненных работ ведется на основании заказов, которые хранятся в течение года. 10.9. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование срочных материалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет работник подразделения, в кабинете которого установлен копировальный аппарат. 10.10. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5. Как правило, это должны быть первые экземпляры или рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям. 10.11. Сотрудники копировально-множительного бюро финансово-хозяйственного департамента Администрации области, выполняющие электрографические работы, несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Заказы выполняются в порядке их поступления. Срочные работы выполняются вне очереди. Срочность их выполнения определяется руководителем подразделения или финансово-хозяйственного департамента. Копирование бланков документов любого вида запрещается. 11. Выполнение стенографических работ 11.1. Общий отдел обеспечивает в первую очередь стенографирование заседаний коллегии Администрации области, а также мероприятий, проводимых Губернатором области и его заместителями. Стенографирование других мероприятий осуществляется по заявкам руководителей подразделений, представляемым руководителю аппарата Администрации области. 11.2. Стенографирование всех мероприятий выполняется в специальных тетрадях. Фонограммы заседания ведутся на магнитофонных лентах установленного формата. 11.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, в день заседания. Текст расшифрованной стенограммы печатается в 2-х экземплярах. 11.4. Подлинники и расшифровка стенографических записей хранятся в течение года. 11.5. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства. 12. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 12.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения. 12.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировки документов по вопросам, внесенным для рассмотрения в Администрацию области и подготовленным в подразделениях, справочные картотеки, а также номенклатура дел. 12.3. При составлении номенклатуры дел используется перечень документов с указанием сроков их хранения, который разрабатывается Госархивом совместно с общим отделом и после его одобрения экспертной комиссией Администрации области утверждается руководителем аппарата Администрации области. 12.4. Номенклатура дел аппарата Администрации области в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года. Экспертная комиссия Администрации области 12.5. Для рассмотрения описей дел постоянного хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается экспертная комиссия Администрации области, состав которой утверждается распоряжением Губернатора области. 12.6. Функции экспертной комиссии Администрации области и организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается руководителем аппарата Администрации области. Формирование дел в подразделениях, оформление документов, законченных делопроизводством 12.7. Законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем сотруднику службы делопроизводства подразделения, который формирует их в дела. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны исполнителем "в дело" с отметкой о решении вопроса, указанием срока хранения и даты списания, которые проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Сроки хранения документов определяются исполнителем в соответствии с номенклатурой дел и перечнем документов с указанием сроков их хранения. 12.8. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки. 12.9. Отдельные дела заводятся на постановления, распоряжения Губернатора области. Отдельные дела относятся к тому календарному году, в котором приняты эти документы. 12.10. Комплексные дела заводятся на несколько документов по одному вопросу или однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов, комплексному делу дается обобщенный заголовок. 12.11. Дела переписки заводятся по вопросам, решенным поручениями и письмами Губернатора области или его заместителей, а также по вопросам, рассмотренным в подразделениях. 12.12. В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянными сроками хранения. Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянными сроками хранения и отдельно для документов с временными сроками хранения. Систематизация документов внутри дела 12.13. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документов. 12.14. Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке. Разделы в комплексном деле располагаются в порядке хронологии принятия решений сверху вниз, составляются описи, на которых проставляются номера документов Губернатора области или его заместителей или номера постановлений и распоряжений. В делах переписки разделы располагаются сверху вниз со сплошной нумерацией разделов для одного года. 12.15. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками. 12.16. При перешивке документов из одного дела переписки в другое во внутренней описи указывается, куда перешит документ. 12.17. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним поручением или постановлением (распоряжением), то они группируются сначала по корреспондентскому, а внутри группы - по хронологическому признаку. 12.18. В случае выхода постановления или распоряжения Губернатора области во исполнение, изменение, дополнение постановления или распоряжения, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом сотрудником службы делопроизводства соответствующего подразделения делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти документы. 12.19. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановления или распоряжения Губернатора области или правительственные документы, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление дело. Если на постановление дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись. Справка о снятии с контроля подшивается в заведенное на данное постановление дело. Справки о снятии с контроля отдельных пунктов постановлений, подготовленные подразделениями-соисполнителями, подшиваются в этих подразделениях в дела переписки постоянного срока хранения. 12.20. Если в переписке или в материалах имеются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается в отдел секретного делопроизводства для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого постановления. 12.21. Включение в дело документов по постановлениям, принятым в разные годы, а также черновиков, вариантов, копий документов и документов, подлежащих возврату, как правило, не допускается. 12.22. Для дел переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение № 15). В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле. Учет дел 12.23. Учет дел в подразделениях ведется в журнале регистрации дел (далее именуется - реестр). 12.24. Порядковые номера дел в реестре присваиваются сначала делам переписки с первого номера по количеству индексов, включенных в номенклатуру дел, затем отдельным и комплексным делам - по мере выхода постановлений, на которые они заведены. 12.25. По окончании календарного года в конце реестра делается итоговая запись о количестве заведенных дел. Оформление обложки дела 12.26. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя, наименование подразделения, номер дела, заголовок, крайние даты дела, количество листов в нем, фамилии исполнителя и сотрудника, сформировавшего дело. На корешке и внутренней стороне обложки дела указываются номер дела и год. 12.27. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса вопроса по номенклатуре дел и порядкового номера по реестру. 12.28. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. За основу заголовка дела переписки берется формулировка, данная в номенклатуре дел, при этом не рекомендуется использовать вводные слова, сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление в заголовке сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти, учреждений. 12.29. Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем, конечная дата - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документов, дата справки подразделения, дата соответствующего постановления Губернатора области. При обозначении крайних дат дела не учитываются даты списания документов в дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя. При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год. 12.30. Обложка дела заполняется черными чернилами. Наименование подразделения, год, номер дела проставляется на обложке штампом. Нумерация листов 12.31. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу, лист, сложенный и подшитый за середину, как 2 листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные изделия, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно. 12.32. После нумерации листов в конце каждого дела на внутренней стороне обложки делается заверительная надпись, в которой прописью указываются фактическое количество листов в данном деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.) и дата, ставится разборчивая подпись сотрудника, сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь. 12.33. Листы в делах переписки временного срока хранения не нумеруются. В целях обеспечения сохранности документов в этих делах на прокладках чернилами проставляется количество листов, подшитых в данном разделе. 12.34. В каждое дело подшивается не более 250 листов. Передача дел в архив 12.35. Законченные делопроизводством дела переписки постоянного срока хранения хранятся в подразделении, как правило, в течение года, а затем сдаются в архив в соответствии с графиком, утверждаемым руководителем аппарата. 12.36. Дела переписки временного срока хранения в течение года хранятся в подразделении, а затем уничтожаются по акту установленной формы (приложение № 16), который согласовывается с архивом и утверждается руководителем подразделения. 12.37. В подготовленном к сдаче в архив деле переписки постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи, а в отдельном деле - в правом нижнем углу документа, которым закончен вопрос, проставляется штамп "в архив", который заверяется подписью руководителя подразделения. Каждый раздел комплексного дела списывается в архив отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том. 12.38. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в подразделение для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок сотрудником службы делопроизводства подразделения. 12.39. По указанию руководителя подразделения к сданному в архив делу может быть приобщен дополнительный материал, о чем на документе делается соответствующая запись. Дополнительный материал подшивается в дело непосредственно в архиве сотрудником службы делопроизводства подразделения. Составление описей дел 12.40. По окончании календарного года сотрудником службы делопроизводства подразделения в соответствии с записями в реестре составляется опись дел в 2-х экземплярах. В опись дел постоянного срока хранения сначала вносятся дела переписки, а затем отдельные и комплексные дела, в том числе сданные в архив в течение этого года. 12.41. Если тома имеют одинаковое наименование, то в описи вместо повторения заголовка пишется "то же", все остальные реквизиты дела указываются полностью. Приложение к делу вносится в опись под своим наименованием. 12.42. Описи дел подписывают начальник службы делопроизводства подразделения (с указанием года, месяца, числа их составления) и сотрудник архива, осуществляющий прием дел. Первый экземпляр описи передается в архив, а второй хранится в подразделении 15 лет. 12.43. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора области передаются в архив вместе с материалами по окончании календарного года. Использование архивных документов 12.44. Документы, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются сотрудникам подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне архива под расписку в журнале выдачи документов. Указанные сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов. Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора области и материалы к ним из архива не выдаются, за исключением представления подлинников документов в судебные органы, органы следствия и дознания. 12.45. Архивные документы или их копии могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения руководителя аппарата Администрации области. 13. Порядок работы с письмами граждан 13.1. Работа с письмами граждан ведется в Администрации области в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами по делопроизводству. 13.2. Поступившие в Администрацию области письма регистрируются в отделе писем и приема граждан. 13.3. Если по письму готовится поручение руководителя Администрации области конкретным исполнителям - работникам Администрации области, то параллельно заявителю направляется сообщение за подписью начальника отдела писем и приема граждан, что письмо получено и находится на рассмотрении. В поручениях руководителя обязательно оговаривается срок их исполнения, порядок ответа авторам писем, а при необходимости и доклад руководителю. 13.4. Если письмо гражданина содержит вопросы, отнесенные к компетенции структурных подразделений Администрации области, органов местного самоуправления, то оно направляется с сопроводительным письмом за подписью должностного лица Администрации области на рассмотрение в орган, к компетенции которого отнесены поставленные в письме вопросы. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа автору письма, а при необходимости и Администрации области. О принятом решении информируется автор письма. 13.5. Если письмо рассмотрено непосредственно в отделе писем и приема граждан, то автор извещается об этом в письменной, а в отдельных случаях в устной форме. Об устном уведомлении автора делается запись на свободном от текста поле письма, после чего оно направляется в архив отдела писем и приема граждан. 13.6. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, поступивших в Администрацию области, осуществляет руководитель отдела писем и приема граждан. Письмо, по которому было поручение с требованием доложить о результатах рассмотрения, снимается с контроля тем должностным лицом, которое давало поручение, на основании информации или иного документального подтверждения его исполнения. 13.7. Переадресовка писем из одного департамента или отдела в другое осуществляется через отдел писем и приема граждан. 13.8. Письма рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе писем и приема граждан, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен руководителем, давшим соответствующее поручение, о чем сообщается автору письма. 14. Организация работы с запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания и депутатов Самарской Губернской Думы 14.1. В работе с запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания, депутатов Самарской Губернской Думы следует руководствоваться федеральным законодательством, Уставом Самарской области, Законом Самарской области "О статусе депутатов Самарской области". 14.2. В качестве обращения члена Совета Федерации, депутата (депутатов) рассматривается письмо, написанное на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания, или депутата Самарской Губернской Думы, имеющее соответствующую подпись (подписи) и дату. 14.3. Обращения членов Совета Федерации, депутатов регистрируются в канцелярии аппарата Администрации области. На обращения заводятся учетные карточки установленной формы. На первом листе обращения члена Совета Федерации, депутата (депутатов) ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа. Обращения членов Совета Федерации, депутатов, сопровождающие письма граждан, направляются на рассмотрение в отдел писем и приема граждан аппарата Администрации области, где и регистрируются. 14.4. Зарегистрированные обращения членов Совета Федерации, депутатов передаются Губернатору области для рассмотрения и направления поручения заместителям Губернатора, директорам департаментов, председателям комитетов, другим должностным лицам и подготовки ими ответов депутатам. 14.5. По результатам рассмотрения обращений членов Совета Федерации, депутатов в соответствии с поручением Губернатора области могут готовиться постановления, распоряжения Губернатора области. Копии поручений заместителей Губернатора области вместе с копиями обращений членов Совета Федерации, депутатов направляются должностным лицам, которым даны поручения, а также авторам обращений. Копии поручений заместителей Губернатора области в обязательном порядке консультантами заместителей Губернатора области направляются контрольной инспекции аппарата Администрации области. 14.6. Информация об исполнении поручений по выполнению обращений членов Совета Федерации, депутатов в копии направляется в контрольную инспекцию аппарата Администрации области. 14.7. Поручения по обращениям члена Совета Федерации, депутата или депутатов исполняются в установленные сроки. Если требуется дополнительная проверка или изучение каких-либо вопросов, то следует в 3-дневный срок уведомить об этом члена Совета Федерации, депутата, от которого поступило обращение. Окончательный ответ представляется члену Совета Федерации, депутату не позднее 20 дней со дня поступления обращения в Администрацию области. 14.8. Обращения членов Совета Федерации, депутатов и материалы по их рассмотрению формируются в канцелярии аппарата Администрации области в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 15. Организация исполнения поручений Президента Российской Федерации 15.1. Подписанные Президентом Российской Федерации поручения, запросы Администрации Президента Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств со ссылкой на поручение Президента Российской Федерации и прилагаемые к ним документы, поступившие в Администрацию области по любым формам доставки (почтовая связь, фельдсвязь, электронная почта, специальная документальная связь, нарочным и т.д.), в обязательном порядке доставляются и регистрируются канцелярией, спецчастью, сектором специальной документальной связи аппарата Администрации области по принадлежности. 15.2. Текст поручения Президента Российской Федерации и другие указанные в п. 1 документы направляются Губернатору области или лицу, временно исполняющему его обязанности. 15.3. Организует работу по исполнению поручения Президента Российской Федерации и резолюции Губернатора области по существу вопроса и осуществляет контроль за исполнением заместитель Губернатора области, руководитель департамента, председатель комитета, начальник отдела, управления. 15.4. Контроль за отработкой и обобщением поступающей информации, подготовкой документов или материалов о ходе и результатах выполнения поручений в установленные сроки осуществляет консультант (помощник) заместителя Губернатора области. 15.5. Контроль за сроком исполнения поручения Президента Российской Федерации и исполнения резолюции по нему Губернатора области осуществляет заведующий секретариатом Губернатора области. 15.6. Поручения Президента Российской Федерации исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения, не указанный в поручении, установлен Администрацией Президента - один месяц от даты подписания. Поручения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов с пометкой "оперативно" - в течение 10 дней. 15.7. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации для должностных лиц исполнительной власти области недопустимо. В связи с чем применяется система "упреждающего контроля" о ходе исполнения поручений и итогах проделанной работы через контрольную инспекцию аппарата Администрации области. 15.8. Контрольная инспекция аппарата Администрации области осуществляет контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации. 15.9. Материалы по поручению Президента Российской Федерации Губернатору области или территориальным службам исполнительной власти направляются в установленный срок в Администрацию Президента Российской Федерации, если в исполнении поручения присутствует несколько должностных лиц федеральных органов власти и органов власти субъектов Федерации - материалы направляются должностному лицу, указанному в поручении первым. 15.10. Информация в Администрацию Президента Российской Федерации об исполнении поручения подписывается Губернатором области или лицом, временно его замещающим. 16. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов 16.1. Проекты писем печатаются на бланках установленной формы, проекты телеграмм на бумаге формата А-4. Письма на бланках "Губернатор Самарской области" подписываются Губернатором или его заместителем, при возложении на него исполнения обязанностей Губернатора. Письма на бланках "Администрация Самарской области" подписываются заместителями Губернатора, на бланках аппарата Администрации области подписываются заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области, его заместителем и начальниками отделов аппарата. Телеграммы категории "высшая правительственная" подписываются Губернатором области или лицом, его замещающим. Телеграммы категории "правительственная" подписываются заместителями Губернатора области. 16.2. Проекты писем и телеграмм должны быть краткими. Текст телеграммы излагается без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания, без переноса слов и исправлений и не должен превышать 2 страницы машинописного текста. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (инициалы не указываются). К проектам писем и телеграмм прилагаются их копии, завизированные исполнителем и руководителем подразделения на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены. На лицевой стороне последнего листа документа указывается фамилия, номер служебного телефона ответственного исполнителя. 16.3. Если письмо или телеграмма содержит не более 4 адресов, то подписывается каждый экземпляр. 16.4. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки в 2-х экземплярах с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий. 16.5. Подписанные письма или телеграммы передаются исполнителем в общую канцелярию для регистрации и отправки. Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 9 до 18 часов (срочных - по телефону через дежурного приемной Губернатора области до 20 часов). Примечание. В рабочие дни после 20 часов, а также в воскресные и праздничные дни телеграммы отправляются через дежурных приемной Губернатора области (по телефону). Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. 16.6. В общей канцелярии письму или телеграмме присваивается соответствующий регистрационный номер, состоящий из индекса соответствующей приемной, раздела номенклатуры дел и порядкового номера по единой нумерации с начала года и даты регистрации (например: 6-30/114 от 06.07.1996). 16.7. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до 7 дней обрабатываются незамедлительно. 16.8. Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам отправляется фельдъегерской связью (через спецчасть) или почтой. Документы с отметкой "срочно" оформляются и передаются в управление фельдъегерской связи для доставки в соответствии с графиком городских маршрутов фельдъегерей. Документы без отметок, характеризующих срочность их доставки, оформляются по мере поступления в общую канцелярию или спецчасть и передаются в отдел фельдъегерской связи или почтовое отделение. Примечания: 1. Документы с отметкой "Весьма срочно" оформляются сразу же после поступления их в спецчасть и доставляются адресатам независимо от графика городских маршрутов фельдъегерей. 2. Степень срочности обработки и доставки документа определяется только руководителем подразделения, подготовившим документ, или лицом, его подписавшим. 17. О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации области 17.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на подготавливаемых в Администрации области, а также в подведомственных ей департаментах, комитетах, отделах, управлениях (далее - организациях) документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. 17.2. Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 17.3. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены: законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасности функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом; документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне; документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. 17.4. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется Губернатором области, заместителями Губернатора области, а в их отсутствие директорами департаментов, заместителями председателей комитетов, начальниками структурных подразделений. 17.5. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений пользования данной документацией. 17.6. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. 17.7. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется работниками служб делопроизводства подразделений Администрации области, которым поручен прием и учет несекретных документов. 17.8. Документы с пометкой "Для служебного пользования": учитываются отдельно от несекретной документации, а если объем документации незначителен, то разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП"; печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ; передаются работникам подразделений под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). 17.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". 17.10. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится в подразделениях Администрации области по акту. В учетных карточках об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. 17.11. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, работники Администрации области и организаций привлекаются к дисциплинарной ответственности. 18. Изготовление и использование печатей и штампов 18.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации области, производится по разрешению директора финансово-хозяйственного департамента. 18.2. Общий отдел передает заявки на изготовление печатей и штампов в финансово-хозяйственный департамент Администрации области для размещения и исполнения заказов. 18.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность. 18.4. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ. 18.5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность общий отдел. 18.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в финансово-хозяйственный департамент, где они уничтожаются, о чем составляется акт. 18.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений. 18.8. При оставлении должности сотрудником, которому были выданы печать или штамп, он обязан сдать их в общий отдел. Приложение № 1 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 2 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 3 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 4 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 5 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 6 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 7 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 8 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 9 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 10 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р СПИСОК организаций и лиц, которым рассылается постановление (распоряжение) № ________ от "____" _____________ г. (представляется вместе с проектом постановления (распоряжения) 1. Заместителям Губернатора области ______________________________ (фамилия, инициалы) __________________________________________________________________ 2. Департаменту по экономике _____________________________________ 3. Департаменту финансов _________________________________________ 4. Контрольной инспекции _________________________________________ 5. Облпрокуратуре - 2 экз. _______________________________________ 6. Организационному отделу _______________________________________ 7. Облкомитету госстатистики______________________________________ 8. Отделу юстиции ________________________________________________ 9. Минюсту России ________________________________________________ 10. Парламентской библиотеке РФ - 2 экз. _________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Приложение № 11 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Образец ПРОТОКОЛ совещания (заседания) (наименование совета, комиссии и иного консультативного органа при Губернаторе Самарской области) от 199 г. N ------------------------------------------------------------------ Самара Председательствовал (фамилия и инициалы) ПРИСУТСТВОВАЛИ: Заместители Губернатора (фамилии и инициалы в алфавитном порядке) Директора, работники (фамилии и инициалы департаментов в алфавитном порядке) Председатели, работники (фамилии и инициалы комитетов в алфавитном порядке) Руководители отделов, (фамилии и инициалы управлений в алфавитном порядке) Работники аппарата (фамилии и инициалы Администрации области в алфавитном порядке) 1. Слушали: (название вопроса) 2. Выступали: ____________________________________________________ (фамилии выступавших) 3. Решили: и т.д. Председатель совещания подпись И.О.Ф. Протокол составил подпись И.О.Ф. Приложение № 12 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 13 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р Предоставляется по требованию. Приложение № 14 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА о выполнении постановления, распоряжения Администрации области от ___________________________ № _________ _______________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Установлен срок выполнения или представления отчета ______________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Контроль за выполнением осуществляет т. __________________________ Зам. Губернатора области _____________________________ (подпись) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Установлен дополнительный срок (сроки) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Оборотная сторона Перечень прилагаемых документов на заключение о снятии решения с контроля __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Считать возможным решение снять с контроля __________________________________________________________________ Зам. Губернатора области _____________________________ (подпись) __________________________________________________________________ "_______" ___________________ 199 г. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _____________________________________ Приложение № 15 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДЕЛА № _______ -------T-------T---------T----------------------------T------T----¬ ¦N№ ¦Входящ.¦N№ ¦От кого и краткое содержание¦Колич.¦ ¦ ¦п.п ¦N№ ¦документа¦ ¦листов¦ ¦ ¦ ¦ ¦и дата ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------+-------+---------+----------------------------+------+----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------+-------+---------+----------------------------+------+----- Приложение № 16 к распоряжению Губернатора Самарской области от 8 мая 1998 г. № 149-р УТВЕРЖДАЮ Начальник общего отдела ________________________________ "_____" _________________ 199 г. АКТ о подготовке дел с истекшим сроком хранения за _______________ годы Руководствуясь Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, М. 1989 г., отобраны к уничтожению документы ______________________ __________________________________________________________________ ----T------------T-------------T----------T--------¬ ¦N№ ¦Крайние даты¦Заголовки дел¦Количество¦Сроки ¦ ¦п/п¦ ¦ ¦томов ¦хранения¦ +---+------------+-------------+----------+--------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ L---+------------+-------------+----------+--------- Акт составила Ф.И.О. (должность) СОГЛАСОВАНО: Директор департамента Ф.И.О. (председатель комитета, начальник управления, отдела) ------------------------------------------------------------------ -------------------- Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru