РАСПОРЯЖЕНИЕ МЭРА ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ от 21.09.2007 № 6405-1/р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ КОМСОМОЛЬСКОГО РАЙОНА (ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ОРГАН МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ)"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
МЭР ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 сентября 2007 г. № 6405-1/р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ КОМСОМОЛЬСКОГО РАЙОНА (ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ
ОРГАН МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ)
Для организации дальнейшей работы бюро документооборота администрации Комсомольского района (территориальный орган мэрии городского округа Тольятти) и на основании Распоряжения мэра городского округа Тольятти от 08.06.2006 № 167-1/р "Об утверждении организационной схемы функционального подчинения и состава органов мэрии городского округа Тольятти", руководствуясь Уставом городского округа Тольятти, считаю необходимым:
1. Утвердить Положение о бюро документооборота администрации Комсомольского района (территориальный орган мэрии городского округа Тольятти) (приложение № 1).
2. Заведующему бюро документооборота администрации Комсомольского района (территориальный орган мэрии городского округа Тольятти) Зубаровской Н.С. обеспечить работу бюро в соответствии с утвержденным Положением.
3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя мэра - главу администрации Комсомольского района Зимина В.А.
И.о. первого заместителя мэра
В.В.ИВАНОВ
Приложение № 1
к Распоряжению
мэра городского округа Тольятти
Самарской области
от 21 сентября 2007 г. № 6405-1/р
ПОЛОЖЕНИЕ
О БЮРО ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ КОМСОМОЛЬСКОГО РАЙОНА
(ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ОРГАН МЭРИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ)
1. Общие положения
1.1. Наименование органа (структурного подразделения) мэрии: бюро документооборота (далее по тексту - бюро) администрации Комсомольского района (территориальный орган мэрии городского округа Тольятти) (далее по тексту - администрация района).
1.2. Бюро образовано в соответствии с Распоряжением мэра от 08.06.2006 № 167-1/р "Об утверждении организационной схемы функционального подчинения и состава органов мэрии городского округа Тольятти". Изменение структуры и упразднение бюро осуществляются на основании распоряжения мэра городского округа Тольятти.
1.3. Бюро непосредственно руководит заведующий бюро, который подчиняется заместителю мэра - главе администрации Комсомольского района.
1.4. Бюро в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти, в том числе Уставом городского округа Тольятти, Положением об администрации Комсомольского района и настоящим Положением.
1.5. Штатное расписание и условия оплаты труда работников бюро утверждаются мэром городского округа Тольятти. Настоящее Положение изменяется и дополняется в соответствии с изменением целей, задач, функций, прав, ответственности, возложенных на бюро.
1.6. Местонахождение бюро: 445012, РФ, Самарская область, г. Тольятти, ул. Шевцовой, д. 6.
2. Основные цели и задачи бюро
Основной целью деятельности бюро является организация и контроль работы по ведению документооборота и делопроизводства в администрации Комсомольского района, обеспечение соблюдения единого порядка работы с документами в администрации Комсомольского района.
Для достижения поставленной цели бюро необходимо решение следующих задач:
1. Организация работы с входящими в администрацию района документами.
2. Организация работы с исходящими из администрации района документами.
3. Организация работы с внутренними документами.
4. Организация и контроль сроков исполнения документов в структурных подразделениях администрации района.
5. Контроль соблюдения структурными подразделениями администрации района установленного порядка работы с документами.
6. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов.
7. Оформление, формирование и передача дел в архив мэрии.
3. Основные функции бюро
3.1. Для решения задачи № 1 "Организация работы с входящими в администрацию района документами" бюро выполняет следующие функции:
3.1.1. Осуществляет прием документов от предприятий и организаций;
3.1.2. Проводит проверку правильности оформления документов в соответствии с существующими требованиями делопроизводства;
3.1.3. Регистрирует входящие документы;
3.1.4. Направляет документы руководителям структурных подразделений администрации района для рассмотрения и наложения резолюции;
3.1.5. Передает документы с резолюцией на исполнение в службу исполнителя;
3.1.6. Снимает исполненные документы с контроля;
3.1.7. Оформляет пакеты исполненных документов в архив;
3.1.8. Осуществляет прием факсов, телефонограмм;
3.1.9. Направляет факсы и телефонограммы руководителям структурных подразделений администрации района для рассмотрения и наложения резолюции;
3.1.10. Передает факсы и телефонограммы на исполнение согласно резолюции;
3.1.11. Формирует архив факсов, телефонограмм.
3.2. Для решения задачи № 2 "Организация работы с исходящими из администрации района документами" бюро выполняет следующие функции:
3.2.1. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись заместителю мэра - главе администрации района;
3.2.2. Регистрирует исходящие документы;
3.2.3. Осуществляет проверку полноты и правильности оформления пакета документов, предназначенного для отправки;
3.2.4. Отправляет документы адресату;
3.2.5. Осуществляет оформление и отправку заказной корреспонденции;
3.2.6. Формирует архив исходящих документов.
3.3. Для решения задачи № 3 "Организация работы с внутренними документами" бюро выполняет следующие функции:
3.3.1. Осуществляет прием документов от структурных подразделений администрации района;
3.3.2. Проводит проверку правильности оформления документов;
3.3.3. Регистрирует внутренние документы;
3.3.4. Направляет документы в структурные подразделения администрации района для исполнения;
3.3.5. Снимает исполненные документы с контроля;
3.3.6. Формирует архив исполненных документов.
3.4. Для решения задачи № 4 "Организация и контроль сроков исполнения документов в структурных подразделениях администрации района" бюро выполняет следующие функции:
3.4.1. Контролирует сроки исполнения документов, направленных в структурные подразделения администрации района;
3.4.2. Направляет напоминания исполнителям до истечения контрольного срока исполнения документов;
3.4.3. Систематически информирует заместителя мэра - главу администрации Комсомольского района по срокам исполнения документов в структурных подразделениях администрации района.
3.5. Для решения задачи № 5 "Контроль соблюдения структурными подразделениями администрации района установленного порядка работы с документами" бюро выполняет следующие функции:
3.5.1. Контролирует соблюдение руководителями структурных подразделений администрации района установленных правил работы с документами;
3.5.2. Участвует во внедрении нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления, прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
3.6. Для решения задачи № 6 "Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов" бюро выполняет следующие функции:
3.6.1. Осуществляет контроль правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями делопроизводства;
3.6.2. Возвращает исполнителю документы с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой;
3.6.3. Выполняет машинописные работы с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ в необходимом количестве;
3.6.4. Выполняет копировально-множительные работы;
3.6.5. Передает подготовленные тексты документов исполнителям.
3.7. Для решения задачи № 7 "Оформление, формирование и передача дел в архив мэрии" бюро выполняет следующие функции:
3.7.1. Осуществляет контроль правильности оформления и формирования структурными подразделениями администрации района дел, подлежащих сдаче в архив;
3.7.2. Осуществляет прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование архивных документов;
3.7.3. Ведет учет и обеспечивает сохранность документов в архиве администрации района;
3.7.4. Выдает из архива администрации района в установленном порядке копии документов;
3.7.5. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям администрации района в формировании, подготовке и сдаче документов в архив;
3.7.6. Осуществляет контроль за состоянием документов в архиве администрации района и своевременностью их восстановления и замены;
3.7.7. Подготавливает и передает документы в Управление по делам архивов мэрии по установленной форме.
4. Права бюро
4.1. Мероприятия по организации работы бюро планируются и выполняются по заданиям заместителя мэра - главы администрации Комсомольского района. Планы мероприятий бюро разрабатываются ежемесячно заведующим бюро и утверждаются заместителем мэра - главой администрации Комсомольского района.
Контроль за выполнением планов работы бюро осуществляет заместитель мэра - глава администрации Комсомольского района.
4.2. Бюро имеет право:
- запрашивать и получать в установленном порядке информацию от органов (структурных подразделений) мэрии городского округа, предприятий и учреждений городского округа для выполнения задач и функций, определенных в настоящем Положении;
- вносить предложения заместителю мэра - главе администрации Комсомольского района по вопросам, входящим в компетенцию бюро;
- требовать от руководителей и специалистов структурных подразделений администрации района соблюдения установленных правил работы с документами;
- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований делопроизводства.
5. Структура бюро
5.1. Работники бюро назначаются на должность на условиях трудового договора и освобождаются от должности распоряжением мэра городского округа по согласованию с заведующим бюро, заместителем мэра - главой администрации Комсомольского района в соответствии с действующим законодательством.
5.2. В своей работе бюро взаимодействует со всеми органами (структурными подразделениями) мэрии, Думой городского округа Тольятти, организациями, предприятиями и учреждениями, расположенными на территории Комсомольского района городского округа Тольятти, по вопросам, входящим в компетенцию бюро.
6. Руководство бюро
6.1. Бюро возглавляет заведующий бюро.
6.2. Заведующий бюро назначается на должность на условиях трудового договора и освобождается от должности распоряжением мэра городского округа по согласованию с заместителем мэра - главой администрации Комсомольского района в соответствии с действующим законодательством.
6.3. Положение о бюро разрабатывается заведующим бюро и утверждается распоряжением мэра городского округа.
Должностная инструкция заведующего бюро утверждается мэром городского округа. Должностные инструкции работников бюро разрабатываются заведующим бюро и утверждаются заместителем мэра - главой администрации Комсомольского района городского округа Тольятти.
6.4. Заведующий бюро имеет право:
- в пределах своей компетенции издавать приказы по вопросам организации деятельности бюро и давать указания и поручения, обязательные для исполнения всеми работниками бюро;
- вносить заместителю мэра - главе администрации Комсомольского района предложения о поощрении либо применении дисциплинарных взысканий к работникам бюро;
- запрашивать в установленном порядке и получать информацию и материалы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей;
- принимать решения или участвовать в их подготовке в пределах своей компетенции;
- требовать от работников бюро выполнения их должностных обязанностей и письменного оформления отчета об их выполнении;
- выходить с предложениями к руководству о создании условий для выполнения работниками бюро их должностных обязанностей;
- участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности;
- повышать квалификацию и продвигаться по службе.
6.5. Заведующий бюро обязан:
- соблюдать и исполнять требования Конституции РФ, законодательных и иных нормативных правовых актов РФ и Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Тольятти;
- исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих руководителей в порядке подчиненности, отданные в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных;
- исполнять требования, отраженные в должностной инструкции заведующего бюро;
- разрабатывать должностные инструкции на своих подчиненных;
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленного в мэрии городского округа Тольятти, порядок работы со служебной информацией;
- поддерживать необходимый для должности уровень квалификации;
- соблюдать нормы служебной этики.
6.6. В соответствии с Конституцией РФ, законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти, в том числе Уставом городского округа Тольятти, заведующий бюро несет ответственность за:
- своевременное и качественное выполнение планов работ бюро;
- состояние трудовой и профессиональной дисциплины среди подчиненных;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, изложенных в должностной инструкции заведующего бюро.
Заведующий
бюро документооборота
Н.С.ЗУБАРОВСКАЯ
Согласовано
Заместитель мэра - глава
администрации Комсомольского района
В.А.ЗИМИН
Начальник
методического отдела мэрии
Е.А.ТУПИКОВА
Руководитель
Управления персонала
и муниципальной службы
С.И.ГОРШКОВ
